En påtaglig ”högljudd” tystnad möter mig. Nästan alla deltagare loggar in och är närvarande på tid med korrekt avstängda mikrofoner. Detta är defaultläget numera när det är fler än fem deltagare i ett möte. Märkligt egentligen, inte krävde vi att folk skulle vara tysta när de kom in i ett mötesrum innan pandemin, det var ett högt surr av samtal och skratt som mötte oss då. Det är mycket som är annorlunda nu, både på gott och ont.
Jag håller en virtuell workshop om att samverka, och leda sig själv och andra på distans. Den handlar bl. a. om att våra behov är desamma nu som för 10 000 år sedan – vi vill känna oss som en del av flocken, att bli sedda och veta att vi är betydelsefulla, kompetenta och omtyckta. Vi har samma rädslor då som nu; att känna oss ignorerade, förödmjukade och avvisade. Därför är tekniken som räddar oss nu i pandemin också vårt största hot mot effektiv samverkan. Vår hjärna är inte så teknisk som våra hjälpmedel, och det kan vi lära oss att hantera. Men det kräver självinsikt, självkontroll och en medvetenhet i hur vi bäst kommunicerar. Nedan följer 5 av mina bästa tips för god kommunikation.
- Sätt gemensamma spelregler för kommunikationen. Vilka kanaler (mail, sms, telefon, slack m m) använder vi för vilken typ av kommunikation. Bestäm också hur snabbt man förväntas svara.
- Undvik långa mail eller texter. Om det blir väldigt långt i text, då lämpar sig sannolikt ett muntligt samtal bättre. Även om du skriver tydliga instruktioner utgår du från dina egna behov av tydlighet och din kompetens. Det är inte säkert att mottagaren har samma behov eller sätt att se på uppgiften.
- Ge dig själv och mottagaren möjlighet till dialog vid feedback. Vid kommunikation där det finns risk för missförstånd, t ex. när du vill ge feedback om något som inte fungerat som du önskat, använd telefon eller videosamtal. Du har ingen chans att veta hur mottagaren tolkar och reagerar på något som du bara skriver, och det är tyvärr stor risk för att du blir missförstådd. Dialog och utforskande frågor är helt centralt vid feedback.
- Skapa utrymmer för relationsorienterade samtal och möten är lika viktigt, eller faktiskt ännu viktigare nu, under samverkan på distans. Vi måste ta småsnacket nu också, prata om hur vi mår, vad som ger oss energi, vad vi drömmer om eller vad som finns på vår bucket-list. I vår önskan att vara effektiva i virtuella möten glömmer vi ofta våra grundläggande behov – att höra till, att bli sedda som hela människor med mål, drömmar, glädje, sorger och besvikelser.
- Stäm av nuläget och ta tempen lite oftare med teamet. Ställ frågor som ” vad fungerar bra just nu i vår kommunikation, vad behöver vi utveckla”. Det skapar engagemang och ägarskap i gruppen. Vi är fortfarande varandras arbetsmiljö!
Jag lämnar gänget och workshopen stärkt i min tro att vi människor är så anpassningsbara och vill utvecklas. Det gäller bara att - för att sno titeln från en bra bok - tänka, snabbt och långsamt! (D Kahneman)
Tips! TED Talk med Celeste Headlee, 10 regler för bättre samtal.
Helena Korduner, VD på Amazing Leaders
